RECREATION AND WELLNESS

Asignación de Responsabilidades

2007-09-20T21:23:00.001-07:00

Descargar Asignacion de responsabilidades.xls (22.5 Kb)

Business Case

2007-09-20T21:18:00.000-07:00

Caso de negocio para Proyecto de Intranet para recreación y salud

Fecha: 15/09/2007
Preparado por: Equipo del proyecto.

1.0 Introduction/ Background

La meta de MYH es proporcionar varias alternativas en cuanto al cuidado de la salud de todos sus empleados. Los directivos de la compañía piensan que el proyecto de la intranet para recreación y salud de sus empleados permitirá reducir costos por concepto del cuidado de la salud de sus empleados.

2.0 Business Objective

La organización tiene como objetivo aumentar la productividad de sus empleados a través del proyecto de Intranet para recreación y salud, el cual permitirá publicar la información de los programas y clases patrocinadas por la organización para la asistencia de sus empleados. Además de aumentar la productividad se reducirán costros internos por concepto de cuidado de la salud de sus empleados.

3.0 Current Situation and Problem/Opportunity Statement

La organización MYH paga el 20% mas que el promedio de la industria, por concepto de cuidado de la salud de sus empleados, debido a la pobre salud de sus empleados. El proyecto de Intranet para recreación y salud es una oportunidad para ayudar a la empresa a cuidar la salud de sus empleados a través de la publicación de información de programas y clases de salud patrocinados por la compañía obteniendo resultados desde el primer año.

4.0 Critical Assumption and Constraints

El proyecto de la Intranet para recreación y salud debe estar alineado con las estrategias de la organización.

Los empleados utilizarán la aplicación continuamente.

El proyecto ayudara a reducir costos internos en cuanto al cuidado de la salud de sus empleados.

El proyecto debe ser terminado antes de seis meses con un presupuesto de $200.000

5.0 Analysis of Options and Recommendation

Las opciones a analizar son tres:

1. Debido a que la compañía es líder a nivel mundial, el proyecto se ve como una oportunidad, pero se puede seguir sin desarrollarlo.

2. Contratar personal externo para desarrollar el proyecto de la Intranet, junto con nuevos equipos y software.

3. Desarrollar el proyecto a nivel interno con los recursos existentes en la organización.

Después de un análisis realizado con los principales stakeholders se decide que la mejor opción es la 3.

6.0 Preliminary Project Requirements

Los principales requerimientos del proyecto son:

Reducir costos en el cuidado de la salud en $30 dólares empleado/año durante los próximos cuatro años.
Permitir a sus empleados registrarse en los programas recreacionales patrocinados por la compañía, a través de la Intranet, tales como fútbol, softball, bolos, etc.
Permitir a sus empleados registrarse en las clases sobre salud para controlar su peso, reducir stress, y otros principios sobre salud.
Realizar un seguimiento a los empleados registrados en los programas y ofrecer incentivos a quienes se unan a estos.

7.0 Budget Estimate and Financial Analysis

Los costos estimados para la realización del proyecto son de $200,000. Esto supone el trabajo del gerente del proyecto y demás personal interno necesario durante los próximos seis meses.
El proyecto permitirá reducir los costos por concepto del cuidado de la salud en $30 dólares empleado/año durante los próximos cuatro años.

8.0 Schedule Estimate

El proyecto deberá ser terminado antes de seis meses. El tiempo mínimo de vida útil del producto es de cuatro años.

9.0 Potential Risks

El proyecto involucra algunos riesgos:
El proyecto de la Intranet puede o no ser utilizado o ser utilizado de forma mínima, por los empleados de la compañía.

Descargar Business Case.doc (57.5 Kb)

Asignación de Responsabilidades

2007-09-20T21:06:00.000-07:00

Descargar Asignación de Responsabilidades.xls (22.5 Kb)

Plantilla de reporte de estado para el grupo outsourcing

2007-09-20T16:06:00.000-07:00

REPORTE DE ESTADO MENSUAL DEL PROYECTO INTRANET DE RECREACIÓN Y SALUD

Titulo del Proyecto: Intranet de Recreación y Salud.
Preparado por: Equipo de Outsourcing Fecha: 1/04/2008

Trabajo completado en Marzo de 2008: El trabajo desarrollado para las actividades ejecutadas por nosotros en este mes corresponden a la Fase de Ejecución y las tareas inicialmente planeadas son:

Exploración

· Exploración de los incentivos
· Exploración de los programas recreacionales adicionales de la compañía
· Exploración de los programas de recreación y salud comunitarios
· Exploración de las nuevas clases sobre salud de la compañía
· Documento de contenido de programas, clases y comunitarios

Trabajo a completar en Abril de 2008: El trabajo para el mes de abril corresponde a las siguientes tareas que no se alcanzaron a desarrollar en el mes anterior:

Definición de los requerimientos

· Documento de contenido de programas, clases y programas comunitarios
· Definición del contenido de la información de los programas recreacionales patrocinadas y programas comunitarios
· Definición de los incentivos para los empleados participantes

Además se deben realizar las siguientes tareas:

Definición de los requerimientos no funcionales del sistema
Análisis de los casos de uso funcionales

Que estuvo bien y porque?

El proceso de exploración de los programas de recreación y salud comunitarios desarrollados por el Equipo de outsourcing, fue realizado con éxito identificando los programas necesarios para la organización, debido a la buena disposición del personal asignado para desarrollar estas actividades.

Que no estuvo bien y porque?

No se alcanzaron a completar algunas actividades planeadas para este mes, correspondientes a la definición de requerimientos, las cuales se deben desarrollar en el próximo mes.

Problemas/Sugerencias:

En el siguiente mes se debe tratar de desarrollar las actividades según lo planeado para no generar retrasos en la duración del proyecto.

Cambios en el Proyecto:

Hasta este momento no se han producido cambios en el proyecto en ninguna de sus actividades.

Descargar Reporte de estado para el grupo de outsourcing.doc

Punto de control y monitoreo Primeras 3 Semanas

2007-09-20T15:27:00.000-07:00

PUNTO DE MONITOREO Y CONTROL PARA EL PROYECTO DE INTRANET DE RECREACION Y SALUD PRIMERAS 3 SEMANAS

La información del plan de proyecto para el mes de septiembre y primera semana de octubre corresponde a:

La tabla siguiente muestra los informes de control semanales para las dos primeras semanas de septiembre:

Usando el enfoque de valor ganado se calcularon los valores de PV, EV, AC, IDC, IDP y las varianzas VP y VC, para cada tarea del proyecto al finalizar la semana 1.

FIN DE LA SEMANA 2

Usando el enfoque de valor ganado se calcularon los valores de PV, EV, AC, IDC, IDP y las varianzas VP y VC, para cada tarea del proyecto al finalizar la semana 2.

FIN DE LA SEMANA 3

Usando el enfoque de valor ganado se calcularon los valores de PV, EV, AC, IDC, IDP y las varianzas VP y VC, para cada tarea del proyecto al finalizar la semana 3.

BAC = US $9440

GRAFICA DE VALOR GANADO

Descargar Monitoreo y control tres semanas.doc

Lecciones Aprendidas

2007-09-20T14:24:00.000-07:00

Preparado por: Equipo del proyecto. Date: 28/08/2007
Nombre del proyecto: Proyecto de Intranet para Recreación y Salud.
Sponsor del proyecto: MYH
Project Manager: Tony Prince
Project Dates: 15/09/2008 29/08/2008 Final Budget: 500000 dolares

1. Alcanzo el proyecto las metas de tiempo, costos y alcance?

El proyecto no alcanzo las metas de tiempo y costos iniciales, básicamente porque se realizo un cambio significativo en el alcance a los dos meses de iniciado el proyecto por parte de la gerencia de MYH. El nuevo alcance ocasiono una reprogramación de las actividades con el fin de dar cobertura a todos los empleados de la compañía e incluir información de cerca de 500 programas y cursos recreacionales y de salud.

Los costos se incrementaron por encima del presupuesto inicial y costaron cerca de 500000 dólares, 100000 dólares más de lo presupuestado pero la gerencia estuvo satisfecha con los resultados.

2. ¿Cual fue el criterio de éxito listado en el documento del alcance del proyecto?

La meta es completar el proyecto dentro de 9 meses utilizando máximo $500.000. La meta es mejorar la salud de los empleados de la organización reduciendo los costos relacionados con su salud a través de una aplicación que permita a los empleados informarse, registrarse y consultar la información de programas recreacionales y las clases de salud patrocinadas por la compañía; y también de los programas comunitarios de la misma índole.

El sistema deberá ayudar a realizar un seguimiento de la salud de los empleados, que permita determinar el aumento en la motivación y productividad de los mismos. Además el sistema debe involucrar a más de la mitad de los empleados de la compañía en programas recreacionales y clases sobre salud patrocinadas por la compañía y en programas de recreación y salud comunitarios localizados a no más de 20 millas de las instalaciones de MYH.

3. Reflexione sobre si alcanzo o no los criterios de éxito del proyecto.

El proyecto no alcanzo las metas de costos planteadas inicialmente. Luego de la introducción en el cambio del alcance las nuevas metas hablaban de nueve meses en tiempo para lo cual se trazo un cronograma que fue cumplido a cabalidad. Los nuevos costos se incrementaron en $ 100000 dólares más de lo nuevamente planeado, pero el proyecto se entrego con la aceptación de la gerencia de MYH

4. ¿En términos de gerencia de proyectos, cuales fueron las principales lecciones que el equipo aprendió?

La principal lección aprendida fue que el sponsor puede cambiar algún requerimiento del sistema en cualquier momento. El sponsor debe ser consiente de las implicaciones de tiempo y costos que trae consigo la incorporación de un requerimiento en una etapa avanzada del proyecto. La comunicación entre el sponsor y el gerente del proyecto es importante para garantizar que el proyecto corre según lo planeado.

5. Describa un ejemplo de algo que salió bien en el proyecto.

El desarrollo del proyecto fue bien planeado y ejecutado. El entendimiento de los requerimientos y su magnitud fue bien capturado por el equipo. Al final entregamos el proyecto a la gerencia de MYH alcanzado las metas de cronograma establecidas.

6. Describa un ejemplo de algo que salió mal en el proyecto.

Algo que salio mal en el proyecto fue la estimación de costos. Los costos se sobrepasaron en $100000 dólares más de lo presupuestado. De no ser porque la gerencia quedo satisfecha se habrían presentado problemas.

7. ¿Que harían diferente en un próximo proyecto basados en su experiencia de trabajo del actual proyecto?

Realizar un plan de comunicaciones mas apropiado para garantizar el apropiado desempeño del proyecto. En especial estimar los costos con un porcentaje adicional del 10% que permitirá tener reservas en caso de situaciones similares en el futuro.

Descargar Lecciones Aprendidas.doc

LISTA DE RIESGOS

2007-09-20T14:05:00.000-07:00

ANALISIS Y LISTA PRIORIZADA DE RIESGOS

Descargar Lista de Riesgos /Matriz Impacto V2.doc

Diccionario WBS V2

2007-09-20T14:02:00.000-07:00

Diccionario WBS (Work Breakdown Structure)

Descargue el Diccionario del WBS.doc

WBS V2

2007-09-20T13:56:00.000-07:00

Work Breakdown Structure for Recreation and Wellness Intranet Project

Preparado por: Ronald Arbeláez Vanegas Date: 19/09/07
Jaime A. Mendoza Galviz

1.0 Iniciación

1.1 Determinar el gerente del proyecto
1.2 Preparar el Project charter del proyecto

2.0 Planeación

2.1 Realizar una reunión inicial del proyecto.
2.2 Preparar el contrato del equipo.
2.3 Preparar el documento del alcance del proyecto.
2.4 Preparar WBS
2.5 Preparar cronograma y la línea base de costos
2.5.1 Determinar los recursos de las tareas.
2.5.2 Determinar la duración de las tareas.
2.5.3 Determinar las dependencias de las tareas.
2.5.4 Crear el diagrama de Gantt.
2.6 Lista de riesgos.
2.7 Crear la matriz de probabilidad e impacto

3.0 Ejecución

3.1 Exploraciones
3.1.1 Exploración de los incentivos
3.1.2 Exploración de los programas recreacionales de la compañía
3.1.3 Exploración de clases sobre salud de la compañía
3.2 Definición de los requerimientos
3.2.1 Definición de los requerimientos de los usuarios.

4.0 Solicitud de Cambios

5.0 Iniciación

5.1 Modificación de Project Charter

6.0 Planeación

6.1 Modificar Documento de Alcance
6.1.1 Definir Características del Proyecto.
6.1.2 Definir entregables del Producto
6.2 Modificar el WBS
6.3 Preparar nuevo cronograma y línea base de costos.
6.4.1 Determinar los recursos de las tareas.
6.4.2 Determinar la duración de las tareas.
6.4.3 Determinar las dependencias de las tareas.
6.4.4 Crear el diagrama de Gantt.
6.5 Lista de riesgos.
6.6 Crear la matriz de probabilidad e impacto

7.0 Ejecución

7.1 Exploraciones
7.1.1 Exploración de los incentivos
7.1.2 Exploración de los programas recreacionales de la compañía
7.1.3 Exploración de clases sobre salud de la compañía
7.1.4 Exploración de los programas de recreación y salud comunitarios cercanos a las instalaciones de la compañía.
7.2 Definición de los requerimientos
7.2.1 Definición de los requerimientos de los usuarios.
7.2.2 Definición del contenido de la información de los programas recreacionales patrocinados por la compañía y programas comunitarios.
7.2.3 Definición del contenido de la información de las clases sobre salud patrocinadas por la compañía y programas comunitarios.
7.2.4 Definición de los incentivos para los empleados que participen en los programas recreacionales y las clases sobre salud patrocinadas por la compañía
7.2.5 Definición de los requerimientos no funcionales del sistema
7.3 Diseño de la aplicación de la intranet
7.3.1. Análisis de los casos de uso funcionales
7.3.2. Definición de la arquitectura del sistema
7.3.3. Definición de los prototipos de software
7.4 Desarrollo de la aplicación de la intranet
7.4.1. Definición
3.4.2. Implementación
7.5 Pruebas de la aplicación de la intranet
7.5.1. Definición
7.5.2. Ejecución
7.6 Despliegue
7.7 Soporte

8.0 Control

8.1 Reporte de estado

9.0 Cierre

9.1 Preparación del reporte final del proyecto
9.2 Preparación de la presentación final del proyecto
9.3 Lecciones aprendidas

Descargue WBS V2.doc

DIAGRAMA DE GANTT V3

2007-09-20T13:50:00.000-07:00

Necesita Microsoft Project 2003

Descargue el diagrama de Gantt v3.mpp (Después del cambio del alcance) (217Kb)

Reunión Septiembre 20 de 2007

2007-09-20T13:25:00.000-07:00

La reunión del día 20 de Septiembre se dividión en dos jornadas: Mañana y Tarde. La jornada de la mañana se llevó a cabo en la oficina ubicada en el barrio Bosques de Pomona, mientras que la jornada de la tarde se llevó a cabo en las instalaciones de la Universidad del Cauca.

Actividades que se realizaron en la jornada de la mañana:

Generación del Project Charter v4 (Después del cambio del alcance)
Generación del Diagrama de Gantt v3 (Despues del cambio del alcance)
Generación del Diccionario WBS v2 (Después del cambio del alcance)
Generación del WBS v2 (Después del cambio del alcance)
Generación Lista de Riesgos/Matriz de impacto (Después del cambio del alcance)

Actividades que se realizaron en la jornada de la tarde:

Actualización del sitio Web.
Actualización del documento Word final.
Generación de Presentación final del proyecto.
Generación del documento de lecciones aprendidas.
Plantilla de reporte de estado grupo outsourcing.

La sustentación del proyecto se llevará a cabo en la oficina 444 para la Ingeniera Luz Marina Sierra, docente del Departamento de Sistemas de la Universidad del Cauca.

Project Scope Statement V3

2007-09-20T13:17:00.000-07:00

DOCUMENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Titulo del proyecto: Proyecto de Intranet para recreación y salud.

Justificación del proyecto:

Se desea realizar este proyecto para ayudar al mejoramiento de la salud de los empleados y de esta manera reducir los costos que involucra el cuidado de la salud, los cuales representan un 20% de los costos por encima del promedio de la industria. Los ahorros estimados son de US $30/empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años.

Características y requerimientos del producto.

El nuevo sistema deberá funcionar sobre la Intranet existente usando el hardware y software existente tanto como sea posible.

El sistema deberá contar con los requerimientos mínimos de usabilidad (interfaz amigable, fácil uso, aplicación de estándares).

El sistema deberá entregarse funcionando en nueve meses a partir de la fecha de actualización del presente documento.

Los principales requerimientos del sistema son:

Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes.
Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud.
Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud.
Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.
Permitir a los empleados registrarse en programas comunitarios de recreación y salud localizados a no mas de 20 millas de las instalaciones de MYH.
Incluir al menos 200 cursos relacionados con la cadena de clubes de salud recientemente adquirida por la compañía, y al menos 300 programas comunitarios locales.

Entregables del proyecto:

Project charter
Team contract
Scope statement
WBS y diccionario
Schedule
Cost Baseline
Reporte de estado.
Reporte de lecciones aprendidas
Análisis de Stakeholder
Archivo Project con la programación del proyecto
Reporte final del proyecto.
Presentación del proyecto (slides).
Solicitud de cambios.

Entregables relacionados con el producto:

Definición de los requerimientos del sistema: incluye realizar una exploración sobre los empleados actuales, para determinar programas deseados, cursos, incentivos, contenidos y otras características del nuevo sistema. Básicamente determinar exactamente los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema. Además recopilar los requerimientos funcionales sobre los programas de recreación y salud comunitarios disponibles a no más de 20 millas de las instalaciones de MYH.

Diseño del sitio Web: investigar sobre estándares aplicables al sistema y evaluarlos con los usuarios representativos de la organización para ajustar el diseño según sus consideraciones. Para la evaluación se consideraran las principales interfaces de la aplicación como formulario de registro, publicación de horarios, etc.

Desarrollo del sitio Web: seleccionar una adecuada metodología de desarrollo de software para obtener el producto deseado en el tiempo estimado (9 meses), el sitio de la intranet incluirá contenido para los programas, clases e incentivos para el registro de los empleados de la organización. Además de los programas de recreación y salud comunitarios disponibles a no mas de 20 millas de las instalaciones de MYH.

Pruebas: incluirá el desarrollo del plan de pruebas, documento de cómo se realizaran las pruebas al sistema (Las cuales se realizaran por módulos), quienes serán los encargados de realizarlas y reportar los problemas.

Entrenamiento: realizar el entrenamiento sobre el nuevo sistema del personal encargado del sitio tanto en línea como en clases presénciales.

Despliegue y soporte: se definirá el plan para el despliegue del nuevo sistema funcionando correctamente sobre la intranet existente, soporte de usuarios y suministro de actualizaciones

Criterio de éxito del proyecto:

La meta es completar el proyecto dentro de 9 meses a partir de la fecha, utilizando máximo $400.000. El objetivo es mejorar la salud de los empleados de la organización reduciendo los costos relacionados con el cuidado de su salud. El sistema deberá ayudar a realizar un seguimiento de la salud de los empleados, que permita determinar el aumento en la motivación y productividad de los mismos. Además el sistema debe involucrar a más de la mitad de los empleados de la compañía en programas recreacionales y clases sobre salud patrocinadas por la compañía y en programas de recreación y salud comunitarios localizados a no mas de 20 millas de las instalaciones de MYH.

Descargar Project Scope Statement V3.doc

Project Charter v3

2007-09-20T13:06:00.000-07:00

Titulo del proyecto: Proyecto de Intranet para recreación y salud.
Fecha de inicio del proyecto: 16/11/2007
Fecha de terminación del proyecto: 26/08/2008

Información de presupuesto:

Para las nuevas características del proyecto se han estimado necesarios $200.000 dólares mas a los $200.000 presupuestados inicialmente, por concepto del pago de honorarios a los miembros del equipo encargados de desarrollar la Intranet durante nueve meses y el pago al grupo de outsourcing necesario

Gerente del proyecto: Tony Prince.

Objetivos del Proyecto:

Proporcionar una aplicación sobre la Intranet actual para ayudar a sus empleados a mejorar su salud. La aplicación ayudara a sus empleados a mejorar su salud al cabo del primer año y durante los siguientes, lo que permitirá ahorrar aproximadamente $30 dólares empleado/año en los empleados de tiempo completo durante los próximos 4 años.

Otro objetivo del proyecto es mejorar el rendimiento y la productividad de sus empleados, como consecuencia del aumento en su calidad de salud.

Recomendaciones:

Utilizar buenas prácticas de la administración de proyectos.
Permitir a los empleados registrarse en los programas recreacionales patrocinados por la compañía.
Permitir a los empleados registrarse en las clases sobre salud patrocinadas por la compañía.
Realizar un seguimiento de los empleados vinculados a estos programas y clases patrocinadas por la compañía.
Ofrecer incentivos a las personas que se unan a estos programas y se destaquen en ellos.
Permitir a los empleados de MYH registrarse en programas comunitarios de recreación y salud localizados a no más de 20 millas de las instalaciones de la compañía.

Roles y Responsabilidades.

Comentarios:

El proyecto ha cambiado su alcance y ahora se cuenta con un grupo de outsourcing del cual se espera gran compromiso.

Descargar Project Charter v3.doc

Reunión Septiembre 19 de 2007

2007-09-20T09:56:00.000-07:00

En esta reunión cuya duración fué de 4 horas y media se realizaron las siguientes actividades:

Actualización del documento de Word
Actualización del sitio
Nuevo alcance del proyecto
Solicitud de cambios

La próxima reunión se realizará el día 20 de Septiembre de 2007 a las 8:00 en la oficina ubicada .

Control Cambios Ejecución

2007-09-19T14:53:00.000-07:00

Noviembre 15 de 2007

Descargar Solicitud de Cambios 3.doc (Nuevo alcance - Modificación documentos relacionados)

Diccionario WBS (Work Breakdown Structure)

2007-09-19T14:04:00.000-07:00

Diccionario WBS Proyecto Intranet para recreación y salud

Descargue Diccionario WBS .doc (211 Kb)
Descargue WBS.doc ( 27 Kb)

Reunión 18 Septiembre de 2007

2007-09-19T13:49:00.000-07:00

En esta reunión cuya duración fué de 3 horas, se realizaron las siguientes actividades:

Elaboración del diccionario WBS.
Publicación de los prototipos de la intranet en el sitio Web.
Creación del documento de Word (documentación del proyecto).
Actualización del sitio Web.

La próxima reunión se realizará el día Miércoles 18 de Septiembre de 2007 en la oficina ubicada en el barrio Bosques de Pomona a las 2 pm .

Diagrama de Gantt v2 (con asignación de recursos)

2007-09-18T08:49:00.000-07:00

INICIACION
Determinar el gerente
Preparar el Project Charter
PLANEACION
Realizar reunion inicial
Preparar contrato del equipo
Preparar documento del alcance del proyecto
Definir caracteristicas y requerimientos del proyecto.
Definir entregables del producto
Alcance del proyecto
Desarrollar el analisis de stakeholders
Preparar WBS
WBS
Preprar cronograma y linea base de costos
Determinar los recursos de las tareas
Determinar la duracion de las tareas
Determinar las dependencias de las tareas
Crear el diagrama de Gantt
Cronograma del proyecto
Identificar, discutir y priorizar riesgos
Crear la matriz de probabilidad e impacto
Lista de riesgos priorizada
EJECUCION
Exploraciones
Exploracion de los incentivos
Exploracion de los programas recreacionales de la compañía
Exploracion de las clases sobre salud de la compañía
Documento de contenido de programas y clases
Definicion de los requerimientos
Definicion de los requerimientos de los usuarios
Definicion del contenido de la informacion de las clases de salud patrocinadas
Definicion del contenido de la informacion de los programas recreacionales patrocinadas
Definicion de los incentivos para los empleados participantes
Definicion de los requerimientos no funcionales del sistema
Definicion de requerimientos del sistema
Diseño de la aplicación de la intranet
Analisis de los casos de uso fincionales
Deficnicion de la arquitectura del sistema
Definicion de los prototipos del sistema
Arquitectura del sistema
Desarrollo de la aplicación de la intranet
Definicion
Implementacion
Sitio Web
Pruebas de la aplicación Intranet
Deficnicion
Ejecucion
Registro de pruebas aprobadas
Despliegue
Soporte
Aplicación integrada
CONTROL
Reporte de estado
CIERRE
Preparacion del reporte final del proyecto
Preparacion de la presentacion final del proyecto
Lecciones aprendidas
FIN

Descargue Diagrama de Gantt v2 (con asignacion de recursos).doc

Reunión Septiembre 17 de 2007

2007-09-17T16:12:00.000-07:00

En la reunión de hoy que se extendió hasta hasta las 6:30 pm se realizaron las siguientes actividades:

La próxima reunión se acordó con los integrantes del equipo el día 18 de Septiembre de 2007 a las 8:30 am en la oficina ubicada en el barrio Bosques de Pomona.

Project Charter V3

2007-09-17T15:07:00.000-07:00

Project Charter
Titulo del proyecto: Proyecto de Intranet para recreación y salud.
Fecha de inicio del proyecto: 07/09/2007
Fecha de terminación del proyecto: 07/03/2008

Información de presupuesto:
La compañía ha destinado $200.000 dólares para la realización del proyecto, por concepto del pago de honorarios a los miembros del equipo encargados de desarrollar la Intranet durante seis meses.

Gerente del proyecto: Tony Prince.

Objetivos del Proyecto:
Proporcionar una aplicación sobre la Intranet actual para ayudar a sus empleados a mejorar su salud. La aplicación ayudara a sus empleados a mejorar su salud al cabo del primer año y durante los siguientes, lo que permitirá ahorrar aproximadamente $30 dólares empleado/año en los empleados de tiempo completo durante los próximos 4 años.

Otro objetivo del proyecto es mejorar el rendimiento y la productividad de sus empleados, como consecuencia del aumento en su calidad de salud.

Recomendaciones:
- Utilizar buenas prácticas de la administración de proyectos.
- Permitir a los empleados registrarse en los programas recreacionales patrocinados por la compañía.
- Permitir a los empleados registrarse en las clases sobre salud patrocinadas por la compañía.
- Realizar un seguimiento de los empleados vinculados a estos programas y clases patrocinadas por la compañía.
- Ofrecer incentivos a las personas que se unan a estos programas y se destaquen en ellos.

Roles y Responsabilidades.

Comentarios:
El proyecto beneficiara tanto a la compañía, como a cada uno de sus empleados.

Descargar project Charter V3.doc

Analisis de StakeHolders V2

2007-09-17T14:30:00.000-07:00

ANALISIS DE STAKEHOLDERS

Preparado por: Equipo del proyecto Fecha: 15/09/2007

Descargar analisis stakeholders v2.doc

Diagrama de Gantt sin asignación de recursos

2007-09-17T14:13:00.000-07:00

Diagrama de gantt preliminar sin asignación de recursos.

INICIACION
Determinar el gerente
Preparar el Project Charter
PLANEACION
Realizar reunion inicial
Preparar contrato del equipo
Preparar documento del alcance del proyecto
Preparar WBS
Preprar cronograma y linea base de costos
Determinar los recursos de las tareas
Determinar la duracion de las tareas
Determinar las dependencias de las tareas
Crear el diagrama de Gantt
Identificar, discutir y priorizar riesgos
EJECUCION
Exploraciones
Exploracion de los incentivos
Exploracion de los programas recreacionales de la compañía
Exploracion de las clases sobre salud de la compañía
Definicion de los requerimientos
Definicion de los requerimientos de los usuarios
Definicion del contenido de la informacion de las clases de salud patrocinadas
Definicion del contenido de la informacion de los programas recreacionales patrocinadas
Definicion de los incentivos para los empleados participantes
Definicion de los requerimientos no funcionales del sistema
Diseño de la aplicación de la intranet
Analisis de los casos de uso fincionales
Deficnicion de la arquitectura del sistema
Definicion de los prototipos del sistema
Desarrollo de la aplicación de la intranet
Definicion
Implementacion
Pruebas de la aplicación Intranet
Deficnicion
Ejecucion
Despliegue
Soporte
CONTROL
Reporte de estado
CIERRE
Preparacion del reporte final del proyecto
Preparacion de la presentacion final del proyecto
Lecciones aprendidas

Descargue el diagrama de gantt preliminar.mpp

Reunión Septiembre 15 de 2007

2007-09-17T13:49:00.000-07:00

Durante la primera hora de esta reunión se discutió y socializo los entrables realizados la reunión anterior. Además se elaboraron los siguientes entregables:

Diagrama de Gantt sin asignación de recursos.
Análisis de stakeholders v2. Generando una nueva versión.

La próxima reunión se realizará el día Lunes 17 de septiembre de 2007 en la oficina principal a las 9:00 am. Barrio: Bosques de Pomona.

ESCENARIO CIERRE Y TAREAS

2007-09-16T16:58:00.000-07:00

Han pasado casi nueve meses desde que el alcance del proyecto cambió. Tu lanzaste la intranet de recreación y salud la semana pasada, y hasta aquí la respuesta del usuario ha sido muy positiva. El CIO quiere saber lo que estará involucrado una vez el proyecto este terminado. Tu presentación final del proyecto a la alta gerencia es la próxima semana. Alcanzaste tus metas de cronograma, y el costo final para la totalidad del sistema fue de alrededor $500.000. La alta gerencia está complacida con los resultados, aun cuando costara más de $100.000 por encima de lo planeado.

Tareas

Prepare una corta presentación con 10 o 15 diapositivas que Tony podría usar en la presentación final del proyecto para resumir los resultados del proyecto. Asuma que Tony tiene 15 a 20 minutos para la presentación. Incluya diapositivas describiendo cada fase del proyecto, desde inicio hasta cierre. Resalte los cambios del proyecto y como fueron manejados. Sea creativo en describir los resultados del proyecto incluyendo retroalimentación con el usuario y otros aspectos positivos del proyecto.
Prepare un reporte de lecciones aprendidas para la totalidad del proyecto. Incluya entradas de todos los stakeholders cuando resuma las lecciones aprendidas.
Prepare un reporte final del proyecto usando información suministrada en la plantilla para ducumentacion final del proyecto.
Actualice el sitio Web para que incluya todo el proyecto final y los entregables.

Descargar Escenario cierre.doc

ESCENARIO CONTROL Y TAREAS

2007-09-16T16:55:00.000-07:00

ESCENARIO

El equipo del proyecto iba bien en el cronograma hasta que la gerencia decidió incrementar el alcance del proyecto. Tu estas trabajando en actualizar todos tus planes del proyecto. Decidiste utilizar el outsourcing para realizar el trabajo relacionado con requerimientos de usuario, diseño de la interfaz de usuario y coleccionar información acerca de programas similares ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirida y programas similares patrocinados por la comunidad alrededor de 20 millas de la compañía. La CFO recomendó una firma consultora con la cual ella había trabajado en el pasado, y ella personalmente ayudo a redactar el contrato para su trabajo. Ella también esta monitoriando el equipo del proyecto muy de cerca.

Tareas:

Revise el diagrama de Gantt y luego actualícelo basado en el nuevo alcance del proyecto. Asuma que todo estaba sucediendo como se había planeado para los primeros dos meses del proyecto, y luego tu creaste una línea base después de que la gerencia cambió el alcance del proyecto.
Actualiza el Project charter y el documento del alcance del proyecto. Describe brevemente otros planes que has creado y que creas que deberían actualizarse.
Asuma que el contrato y el documento de trabajo (SOW) para el trabajo tratado con outsourcing esta completo excepto por la información sobre control – específicamente, como el proveedor reportará la información. Escriba unos pocos párrafos describiendo que información quieres ver para asegurarte de que el proveedor esta haciendo un buen trabajo.
Revise las plantillas en el apéndice D y el Web site del texto y decida cuales quieres que el proveedor que el proveedor use para su trabajo e incluya instrucciones para usarlas.
Actualice la lista de riesgos priorizados. Escriba un artículo de una a dos páginas explicando la nueva información de riesgos.

Descargar Escenario Control.doc

ESCENARIO EJECUCION Y TAREAS

2007-09-16T16:50:00.000-07:00

ESCENARIO:

Tonny Prince y el equipo del proyecto se han adentrado con algunos desafíos en la ejecución del proyecto Intranet de recreación y salud. Han pasado dos meses desde que el proyecto empezó. La compañía recientemente despidió al CFO (Chief Oficial Oficer), y la nueva CFO le gusta mantener mucha atención sobre todos los proyectos y los gastos que ella considera de misión crítica, incluyendo el Proyecto de Intranet. Ella cuestiona acerca de los ahorros potenciales que se visionan para el proyecto. Además, James, la persona del área de recursos humanos que soporta el proyecto de Intranet, no ha sido de mucha ayuda. Tu equipo de trabajo del proyecto de Intranet pensaba que habían muchas siglas y términos únicos para el área de Tecnología de la Información, pero tu has pasado un gran trabajo tratando de entender varias de las sugerencias de James, porque el utiliza mucha terminología de recursos humanos y salud. Lo mismo ocurre para Casandra persona encargada de las finanzas en el proyecto de Intranet, ella siempre mostraba su frustración en las reuniones del equipo de proyecto, las cuales parecían enfocarse excesivamente en detalles técnicos del proyecto, con muy poco o casi nada de discusión sobre aspectos financieros. Tú estas teniendo algunas dificultades trabajando con Bonnie, el otro programador principal del proyecto. Ella insiste en que tu documentes y estudies todo muy detenidamente antes de empezar a escribir código. Tu prefieres desarrollar pantallazos y otras ideas para obtener rápidamente retroalimentación con el usuario. Tampoco recibiste mucha respuesta del sondeo que se envió a todos los empleados preguntándoles acerca del interés que tenían en el nuevo sistema y pidiéndoles sugerencias de características que debía tener. La mentalidad del equipo del proyecto es avanzar para cumplir con el cronograma, pero tu te preguntas si el sistema será de valor si no tienes mas soporte para ello.

TAREAS

Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación y salud; incluye una pagina de inicio y al menos otras dos pantallas.
Desarrolle un Project Web Site, para el proyecto de recreación y salud use la plantilla del Capitulo 10, publique las páginas en el Web Site, incluya links a todos los documentos del proyecto y las pantallas creadas en el paso1.
Después de la reunión de la gerencia descrita en el paso 1, la gerencia decide cambiar el alcance del proyecto. Con el fin de proveer información para empleados relacionada con actividades recreacionales y programas de salud patrocinados por tu compañía, el sistema debería incluir información sobre programas relacionados ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirido y todos los programas patrocinados por comunidades alrededor de 20 millas del MYH, usted estima que esto incrementara el numero de equipos de deporte, programas de salud, y así se incrementara en gran proporción. Usted originalmente planeo para que el sistema manejara alrededor de 50 programas recreacionales ofrecidos por tu compañía; por ahora usted estima que haya al menos 200 items que deberías incluir que son ofrecidos por la cadena de salud del club, y otros 300 ofrecidos por programas comunitarios.

Descargue Escenario Ejecucion.doc

ESCENARIO PLANEACION Y TAREAS

2007-09-16T16:45:00.000-07:00

Los gerentes de MYH seleccionaron a Tony Prince como el Project manager para el proyecto de la intranet de recreación y salud. Tony tenía experiencia previa en la gerencia de proyectos y análisis de sistemas dentro de la compañía, y era un participante activo en deportes. Tony estaba empezando a armar el equipo. Los miembros del equipo hasta aquí, te incluyen a ti, un programador/analista y aspirante a Project manager. Patrick, un especialista en redes, Nancy, un analista del negocio, y Bonnie, otro programador/analista. Tony también tenia otros pocos de otros departamentos apoyando el proyecto, tales como James de recursos humanos y Cassandra de finanzas.

Tony sabía que el debería desarrollar un sondeo para solicitar información a todos los empleados acerca del nuevo sistema y asegurarse que el sistema era muy amigable al usuario (interactivo, usable).

Tareas:

Desarrollar un team contract para este proyecto. Use la plantilla suministrada en el apéndice D como guía.
Prepare un análisis de stakeholders para este proyecto. Sea creativo imaginando información acerca de stakeholders.
Desarrolle un scope statement para el proyecto. Sea tan específico como sea posible en describir las características del producto y los requerimientos, así como también los entregables del producto.
Desarrolle un WBS para el proyecto. Divida el trabajo a nivel 2 o nivel 3, como sea más apropiado. Imprima el WBS en formato lista como un archivo Word. Asegurese que el WBS está basado en el Project charter, scope statement, y otra información relevante.
Use el WBS para crear un diagrama de Gantt y un diagrama de red en Project para el proyecto. Estime las duraciones de las tareas y cree dependencias como crea conveniente. También incluya varios hitos. Recuerde que su cronograma objetivo es de seis meses. Imprima el cuadro de Gantt y el diagrama de red.
Asigne recursos a las tareas en el diagrama Gantt usando Project. Mire instrucciones de cómo configurar una hoja de recursos y asignar recursos en el apéndice A. Asuma que Tony trabaja un promediode 20 horas por semana en el proyecto y gana $100 por hora y los otros miembros y el personal de apoyo ganan $60 por hora. Asuma que a nadie se le pagan horas extras. Asuma que los miembros del equipo pueden trabajar tiempo completo en el proyecto y el personal de apoyo puede trabajar hasta 10 horas por semana. Recuerde que el

Descargue escenario planeacion.doc

Control Cambios Planeación

2007-09-15T09:05:00.001-07:00

SEPTIEMBRE 12 DE 2007

Solicitud de cambios de los siguentes entregables: Project Charter y Scope Statement generando una nueva versión de cada uno de ellos Project Charter v2.doc y Scope Statement v2.

Descargar solicitud de cambios 1.doc (project charter y scope statement)

SEPTIEMBRE 17 DE 2007

Solicitud de cambios de el siguiente entregable: Diagrama de Gantt versión preliminar (sin asignación de recursos)

Descargar solicitud de cambios 2.doc (diagrama de gantt preliminar).

Noviembre 15 de 2007

Descargar Solicitud de Cambios 3.doc (Nuevo alcance - Modificación documentos relacionados)

Control de Cambios Inicio

2007-09-15T09:04:00.001-07:00

SEPTIEMBRE 12 DE 2007

Solicitud de cambios de los siguentes entregables: Project Charter y Scope Statement generando una nueva versión de cada uno de ellos Project Charter v2.doc y Scope Statement v2.doc

Descargar solicitud de cambios 1.doc (project charter y scope statement)

Noviembre 15 de 2007

Solicitud de cambios 3: Modificación del alcance, lo que ocasiona cambio en los siguentes documentos: Alcance del Project Charter, Diagrama de Gantt, Diccionario WBS, Lista de riesgos / Matriz de Impacto.

Descargar Solicitud de Cambios 3.doc (Nuevo alcance - Modificación documentos relacionados)

WBS

2007-09-15T08:50:00.000-07:00

Work Breakdown Structure for Recreation and Wellness Intranet Project

Preparado por: Ronald Arbelaez Vanegas Date: 12/09/07
Jaime A. Mendoza Galviz

1.0 Iniciación
1.1 Determinar el gerente del proyecto
1.2 Preparar el Project charter del proyecto

2.0 Planeación
2.1 Realizar una reunión inicial del proyecto.
2.2 Preparar el contrato del equipo.
2.3 Preparar el documento del alcance del proyecto.
2.4 Preparar WBS
2.5 Preparar cronograma y la línea base de costos
2.5.1 Determinar los recursos de las tareas.
2.5.2 Determinar la duración de las tareas.
2.5.3 Determinar las dependencias de las tareas.
2.5.4 Crear el diagrama de Gantt.
2.6 Identificar, discutir y priorizar riesgos.

3.0 Ejecución
3.1 Exploraciones
3.1.1 Exploración de los incentivos
3.1.2 Exploración de los programas recreacionales de la compañía
3.1.3 Exploración de clases sobre salud de la compañía
3.2 Definición de los requerimientos
3.2.1 Definición de los requerimientos de los usuarios.
3.2.2 Definición del contenido de la información de los programas recreacionales patrocinados por la compañía.
3.2.3 Definición del contenido de la información de las clases sobre salud patrocinadas por la compañía.
3.2.4 Definición de los incentivos para los empleados que participen en los programas recreacionales y las clases sobre salud patrocinadas por la compañía
3.2.5 Definición de los requerimientos no funcionales del sistema
3.3 Diseño de la aplicación de la intranet
3.3.1. Análisis de los casos de uso funcionales
3.3.2. Definición de la arquitectura del sistema
3.3.3. Definición de los prototipos de software
3.4 Desarrollo de la aplicación de la intranet
3.4.1. Definición
3.4.2. Implementación
3.5 Pruebas de la aplicación de la intranet
3.5.1. Definición
3.5.2. Ejecución
3.6 Despliegue
3.7 Soporte
4.0 Control
4.1 Reporte de estado
5.0 Cierre
5.1 Preparación del reporte final del proyecto
5.2 Preparación de la presentación final del proyecto
5.3 Lecciones aprendidas

Descargar WBS.doc

Lista de Riesgos

2007-09-15T08:34:00.000-07:00

ANALISIS Y LISTA PRIORIZADA DE RIESGOS

ANALISIS CUALITATIVO

Descargar Lista de Riesgos.doc

Analisis de Stakeholders

2007-09-15T08:24:00.000-07:00

ANALISIS DE STAKEHOLDERS

Preparado por: Willian Alejandro Idrobo Fecha: 12/09/2007
Fredy Alberto Bolaños

Descargar Analisis Stakeholders.doc

CONTRATO DEL EQUIPO

2007-09-15T08:13:00.000-07:00

CONTRATO DEL EQUIPO

Nombre del Proyecto: Intranet para recreación y salud.
Plan de revisión y acuerdo
Este contrato del equipo será distribuido vía e-mail y revisado por todos los miembros del equipo. Un e-mail con el estado del acuerdo debería ser presentado al Project Manager el día 13 de Septiembre de 2007.
Misión del equipo
La misión de nuestro equipo es desarrollar la Intranet con un plazo de seis meses con un total de US$200.000.
Nombres de los miembros del Equipo del Proyecto y firmas:

Nombre
Firmas de Equipo Contratado
Ronald Arbeláez

Jaime Alexander Mendoza

Willian Alejandro Idrobo

Fredy Alberto Bolaños

Reglas de comportamiento:

1. Código de Conducta: Como equipo de proyecto, nosotros haremos:
· Trabajar proactivamente, anticipando los problemas potenciales para prevenirlos.
· Mantendremos a todos los miembros del equipo del proyecto informados acerca del desarrollo del mismo.
· Centrarse en que es lo mejor para todo el equipo del proyecto.
· Suministrar entregables de calidad al Sponsor.
· Respetar otras ideas de los miembros del equipo.
· Puntualidad en las reuniones programadas.

2. Participación: Como equipo de proyecto, nosotros haremos:
· Ser honestos y abierto durante todas las actividades del proyecto.
· Motivar al equipo de trabajo.
· Mantener la igualdad y suministrar la misma participación a todos los miembros del equipo.
· Incentivar la retroalimentación de información y entregables del equipo.
· Generar ideas para el progreso del equipo.
· Informar al Project Manager del estado del Proyecto.
· Informar al equipo del proyecto de la programación de las reuniones.

3. Comunicación: Como equipo de proyecto, nosotros haremos:
· Incluir a todos los miembros del proyecto, cuando se envía la información de desarrollo del mismo.
· Responder la correspondencia dentro del tiempo adecuado.
· Centrarse en alcanzar y mantener claros los objetivos del proyecto.
· Consultar a los miembros del equipo sobre inquietudes del proyecto.
· Cuando se presenten problemas, tener una discusión al tiempo.

4. Problemas a solucionar: Como equipo de proyecto, nosotros haremos:
· Hacer críticas constructivas.
· Proveer la retroalimentación, aportar soluciones a los problemas.
· Contribuir a las ideas de cada miembro del equipo.

5. Pautas de la reunión: Como equipo de proyecto, nosotros haremos:
· Participar en cada una de las reuniones programadas en el transcurso del proyecto.
· Cada miembro del equipo se compromete a revisar el enlace de novedades del sitio web, donde se publica la programación de las reuniones y las actividades asignadas a cada miembro a entregar en la próxima reunión.
· Mantener una comunicación directa con el sponsor.
· Documentar las características y problemas mas importantes que se presenten en el desarrollo de las actividades, además se deben publicar en el sitio para que todos las conozcan.

Descargar Contrato del Equipo.doc

Project Scope V2

2007-09-15T08:04:00.000-07:00

DOCUMENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Titulo del proyecto: Proyecto de Intranet para recreación y salud.

Justificación del proyecto:

Se desea realizar este proyecto para ayudar al mejoramiento de la salud de los empleados y de esta manera reducir los costos que involucra el cuidado de la salud, los cuales representan un 20% de los costos por encima del promedio de la industria. Los ahorros estimados son de US $30/empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años.

Características y requerimientos del producto.

El nuevo sistema deberá funcionar sobre la Intranet existente usando el hardware y software existente tanto como sea posible.

El sistema deberá contar con los requerimientos mínimos de usabilidad (interfaz amigable, fácil uso, aplicación de estándares).

Los principales requerimientos del sistema son:

Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes.
Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud.
Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud.
Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.
La aplicación soportara 50 cursos entre programas recreacionales y clases sobre salud patrocinados por la compañía.

Entregables del proyecto:

Project charter
Team contract
Scope statement
WBS y diccionario
Schedule
Cost Baseline
Status Reports
Reporte de lecciones aprendidas
Análisis de Stakeholder
Archivo Project con la programación del proyecto
Reporte final del proyecto.
Presentación del proyecto (slides).

Entregables relacionados con el producto:

Definición de los requerimientos del sistema: incluye realizar una exploración sobre los empleados actuales, para determinar programas deseados, cursos, incentivos, contenidos y otras características del nuevo sistema. Básicamente determinar exactamente los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema.

Diseño del sitio Web: investigar sobre estándares aplicables al sistema y evaluarlos con los usuarios representativos de la organización para ajustar el diseño según sus consideraciones. Para la evaluación se consideraran las principales interfaces de la aplicación como formulario de registro, publicación de horarios, etc.

Desarrollo del sitio Web: seleccionar una adecuada metodología de desarrollo de software para obtener el producto deseado en el tiempo estimado (6 meses), el sitio de la intranet incluirá contenido para los programas, clases e incentivos para el registro de los empleados de la organización

Pruebas: incluirá el desarrollo del plan de pruebas, documento de cómo se realizaran las pruebas al sistema (Las cuales se realizaran por módulos), quienes serán los encargados de realizarlas y reportar los problemas.

Entrenamiento: realizar el entrenamiento sobre el nuevo sistema del personal encargado del sitio tanto en línea como en clases presénciales.

Despliegue y soporte: se definirá el plan para el despliegue del nuevo sistema funcionando correctamente sobre la intranet existente, soporte de usuarios y suministro de actualizaciones

Criterio de éxito del proyecto:

La meta es completar el proyecto dentro de 6 meses utilizando máximo $200.000. La meta es mejorar la salud de los empleados de la organización reduciendo los costos relacionados con su salud. El sistema deberá ayudar a realizar un seguimiento de la salud de los empleados, que permita determinar el aumento en la motivación y productividad de los mismos.

Descargar Project Scope V2.doc

Project Charter V2

2007-09-15T07:40:00.000-07:00

Project Charter ç

Titulo del proyecto: Proyecto de Intranet para recreación y salud.
Fecha de inicio del proyecto: 07/09/2007
Fecha de terminación del proyecto: 07/03/2008

Información de presupuesto:
La compañía ha destinado $200.000 dólares para la realización del proyecto, por concepto del pago de honorarios a los miembros del equipo encargados de desarrollar la Intranet durante seis meses.

Gerente del proyecto: Tony Prince.

Objetivos del Proyecto:

Proporcionar una aplicación sobre la Intranet actual para ayudar a sus empleados a mejorar su salud. La aplicación ayudara a sus empleados a mejorar su salud al cabo del primer año y durante los siguientes, lo que permitirá ahorrar aproximadamente $30 dólares empleado/año en los empleados de tiempo completo durante los próximos 4 años.

Otro objetivo del proyecto es mejorar el rendimiento y la productividad de sus empleados, como consecuencia del aumento en su calidad de salud.

Recomendaciones:

Utilizar buenas prácticas de la administración de proyectos.

Permitir a los empleados registrarse en los programas recreacionales patrocinados por la compañía.

Permitir a los empleados registrarse en las clases sobre salud patrocinadas por la compañía.

Realizar un seguimiento de los empleados vinculados a estos programas y clases patrocinadas por la compañía.

Ofrecer incentivos a las personas que se unan a estos programas y se destaquen en ellos.

Roles y Responsabilidades.

Comentarios:
El proyecto beneficiara tanto a la compañía, como a cada uno de sus empleados.

Descargar Project Charter V2.doc

Reunion 12 Septiembre 2007

2007-09-15T07:28:00.000-07:00

En esta reunión que tuvo una duración de 4 horas durante la primera hora se revisó el project charter y el project scope generan una nueva versión de ellos. Se aprobó el formato de solicitud de cambios.

Project Charter v2

Project Scope v2

Además se realizaron los siguientes artefactos:

WBS
Análisis de Stakeholders
Contrato del Equipo
Lista de riesgos /Matriz de impacto

En la próxima reunión que se llevará a cabo el día Sabado 9AM en la oficina ubicada en Bosques de Pomona. Durante la primera hora de esa reunión ser revisarán y socializarán los entregables realizados en esta reunión.

FOTOS 7 SEPTIEMBRE 2007

2007-09-08T20:32:00.001-07:00

DEFINICION DEL CASO

2007-09-08T18:58:00.000-07:00

ESCENARIO: ¨Manage your health Inc (MYH)¨, es una compañía que suministra una variedad de servicios de cuidados de la salud en todo el mundo. MYH tiene más de 20000 empleados de tiempo completo y más de 5000 empleados de medio tiempo. MYH recientemente actualizo su plan estratégico, y entre sus principales metas estaban reducir costos internos, incrementar la venta de productos Crosseling, y explotar las nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar a sus empleados, clientes, y proveedores a trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo y la entrega de sus productos y servicios del cuidado de la salud. A continuación se presentan algunas ideas que el departamento tecnológico de información ha desarrollado para soportar estas metas estratégicas:

Proyecto de una intranet de recreación y salud: suministra una aplicación en la intranet actual para ayudar a los empleados a mejorar su salud. Un reciente estudio encontró que el MYH Inc. paga 20% más que el promedio de la industria para el cuidado de la salud de los empleados, principalmente debido a la pobre salud de sus empleados. Usted cree que esta aplicación mejorara la salud del empleado dentro de un año después de su despliegue, ahorrando alrededor de US$30 /empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años. Esta aplicación incluirá las siguientes capacidades:

Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes.

Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud.

Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud.
Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.

Modelo de costos del negocio para la salud: desarrollar una aplicación para hacer un seguimiento a los gastos que implica el cuidado de la salud de un empleado, y los costos del cuidado de salud de la compañía. Los cuidados de la salud superiores continúan creciendo y la compañía a cambiado las compañías de seguros varias veces en los últimos 10 años, esta aplicación debería permitir el modelado del negocio de varios escenarios, así como el seguimiento y análisis de los gastos generados por el cuidado de la salud del empleado pasados y actuales, y los costos de la salud de la compañía. Esta aplicación debe ser segura y ejecutarse sobre la Intranet actual para que varios gerentes y analistas puedan accederlas y descargar datos selectivos de análisis futuros: la no aplicación también debe importar datos de los sistemas actuales y hacer seguimiento de los gastos que el empleado genera a la compañía y los costos de la compañía para el proveedor del seguro, se cree que teniendo estos datos contribuirá a realizar las políticas concernientes a las contribuciones del empleado al cuidado de la salud y ayudara a negociar tarifas mas bajas con las compañías de seguros. Se estima que esta aplicación le ahorrara a la compañía alrededor de US$20 /empleado/año para empleados de tiempo completo para los próximos 4 años y un costo de alrededor US$100.000 para el desarrollo.

Crosseling System: desarrollar una aplicación para mejorar las ventas crosseling a los clientes actuales, el sistema de manejo de ventas actual ha separado las secciones para categorías de productos/servicio y diferenciar ventas representativas basadas en esos productos/servicios. Se denotan grandes oportunidades para incrementar las ventas a los clientes actuales suministrándoles descuentos cuando compran múltiples servicios/productos. Se estima que el sistema incrementara la rentabilidad alrededor de un millón cada año durante los tres próximos años y costara alrededor de US$800.000 cada año para desarrollo y mantenimiento.

Sistema de comunicaciones basado en Web: desarrollar una aplicación basada en Web para mejorar la entrega de desarrollo de producto/servicios. Actualmente hay varios sistemas incompatibles relacionados con el desarrollo y entrega de productos/servicios a los clientes. Esta aplicación permitiría a los clientes y proveedores aportar sugerencias, hacer órdenes, visualizar el estado e historia de las órdenes, y usar capacidades de comercio electrónico para comprar y vender sus productos, se estima que este sistema ahorrara a la compañía alrededor de dos millones cada año por tres años después de la implementación. Se estima que tomara un año y tres millones el desarrollo y se requiere el 20% de los costos de desarrollo cada año para mantenimiento.

Tareas

Asuma que has sido asignado para trabajar en el proyecto de la intranet para recreación y salud descrito anteriormente. Tu eres parte del equipo para ayudar a seleccionar el Project manager para este proyecto. Escribe una o dos paginas de descripción para el trabajo, incluyendo una descripción de tareas del trabajo, experiencia requerida y educación, y habilidades deseadas.

Prepare un Project charter para el proyecto de intranet de recreación y salud. Asuma que el proyecto tomará seis meses para completarse y costará alrededor de $200.000.

Descargar Definicion del caso.doc

EJECUCION

2007-09-08T17:13:00.001-07:00

Entregables de la fase de ejecucion:

CIERRE

2007-09-08T17:12:00.001-07:00

CONTROL

2007-09-08T17:11:00.000-07:00

Actividades relacionadas con el control y monitoreo del proyecto

PLANEACION

2007-09-08T17:10:00.000-07:00

Entregables de la fase de planeación:

NOVEDADES

2007-09-07T10:10:00.000-07:00

Septiembre 7 de 2007

La próxima reunión se realizara el Miércoles 12 de Septiembre de 2007 a las 2 pm en la oficina de trabajo. Cra 3 # 19CN28.
El día 13 de Septiembre en el computador principal donde se encuentran almacenados los principales archivos sufrió un ataque de un virus. Para recuperar el equipo se uso la ayuda del restaurar sistema de Windows lo que genero perdida de algunos de los entregables realizados en el día anterior de trabajo. Para recuperar dichos archivos se hizo uso de las copias de seguridad que tenía Jaime Mendoza bajo su poder.

Analisis Stakeholders

2007-09-07T09:38:00.000-07:00

Scope Statement

2007-09-07T09:37:00.002-07:00

Project Title:

Justificación del proyecto:

Se desea realizar este proyecto para ayudar al mejoramiento de la salud de los empleados y de esta manera reducir los costos que involucra el cuidado de la salud, los cuales representan un 20% de los costos por encima del promedio de la industria. Los ahorros estimados son de US$30 /empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años.

Productos del proyecto y servicios

El nuevo sistema deberá funcionar sobre la Intranet existente usando el hardware y software existente tanto como sea posible.

El sistema deberá contar con los requerimientos mínimos de usabilidad (interfaz amigable, fácil uso).

Los principales requerimientos del sistema son:

1. Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes.
2. Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud.
3. Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud.
4. Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.

Entregables del proyecto:

- Business case
- Project charter
- team contract
- Scope statement
- WBS y diccionario
- Schedule
- Cost baseline
- status reports
- reporte de lecciones apredidas
- Analisis de satakeholder
- Archivo project con la programación del proyecto

Entregables relacionados con el producto:

- Diseño del sitio Web
- Desarrollo del sitio Web
- Pruebas
- Entrenamiento
- Despliegue y soporte

Descargar project scope statement

Project Charter

2007-09-07T09:37:00.001-07:00

Project Title:
Fecha de inicio del proyecto: 07/09/2007
Fecha de terminación del proyecto: 21/09/2007

Información de presupuesto:
Para la realización del proyecto se necesitan recursos financieros de la siguiente forma:

US $100.000 para el desarrollo del Modelo de costos del negocio para la salud. US $800.000 cada año para desarrollo y mantenimiento del Crosseling System. Se estima que el desarrollo del Sistema de comunicaciones basado en Web tomara un año y tres millones y se requiere el 20% de los costos de desarrollo para cada año por mantenimiento. En total se tienen los siguientes valores:

Proyecto Presupuesto
Modelo de costos del negocio para la salud $100.000.
Crosseling System. $800.000 x 3 = 2’400.000.
Sistema de comunicaciones basado en Web $3’000.000 + $600.000 = 3’600.000.
Total $ 6’100.000

Gerente del proyecto: Jaime Mendoza Galviz, jmendoza@unicauca.edu.co(trabajo) jamgxxx@hotmail.com(casa).

Objetivos del Proyecto:
El Proyecto consta de cuatro proyectos internos los cuales deben cumplir con las siguientes metas: principales metas estaban reducir costos internos, incrementar la venta de productos utilizando la estrategia de comercio “Crosseling”, y explotar las nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar a sus empleados, clientes, y proveedores a trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo y la entrega de sus productos y servicios del cuidado de la salud.

Recomendaciones:
- Utilizar buenas prácticas de la administración de proyectos.
-

Roles y Responsabilidades.

Nombre Responsabilidad
Jaime A. Mendoza Galviz Convocatoria a reuniones, Realizar las copias de seguridad. Elaboración de entregables. Administración de la información en Project.

Willian A. Idrobo Luna Elaboración de entregables. Realización de las bitácoras de las reuniones. Administración de la documentación en el sitio Web.

Ronald Arbelaez Vanegas Elaboración de entregables. Revisión de las actividades y entregables (monitoreo y control).

Fredy A. Bolaños Manquillo Administración de la documentación en el sitio Web. Elaboración de entregables. Elaboración del reporte final. Administración de la documentación local en archivos Word.

Firmas:

_____________________ ______________________
Jaime A. Mendoza Galviz Willian A Idrobo Luna

_____________________ ______________________
Ronald Arbelaez Vanegas Fredy A Bolaños Manquillo

Comentarios:
Todos los miembros tienen un alto grado de compromiso con el proyecto.

Descargar project charter.doc

INICIO

2007-09-07T09:34:00.000-07:00

Actividades de el proceso de Inicio:

BITACORAS

2007-09-07T09:21:00.000-07:00

REUNIONES REALIZADAS

1 . SEPTIEMBRE 7 DE 2007

2. SEPTIEMBRE 12 DE 2007

3. SEPTIEMBRE 15 DE 2007

4. SEPTIEMBRE 17 DE 2007

5. SEPTIEMBRE 18 DE 2007

6. SEPTIEMBRE 19 DE 2007

7. SEPTIEMBRE 20 DE 2007

Reunion Septiembre 7 de 2007

2007-09-07T06:43:00.000-07:00

La temática a tratar en esta reunión consistió en la definición del caso y desarrollar la documentación del proceso de Iniciación.

En esta reunion se realizaron los siguientes documentos :

Para la proxima reunion:

Ronald Arbelaez revisara el project charter.
Willian Idrobo estructurara el sitio Web.
Fredy Bolaños organizara el documento Word con hipervinculos correspondientes.

Fotos de esta reunion